Από την 10η Ιουνίου 2014 θα γίνει η έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του νέου πληροφοριακού συστήματος ” ΔΙΑΥΓΕΙΑ ” για το σύνολο των υπόχρεων φορέων σύμφωνα με την ΥΑΠ/Φ..40/3404. Από την ημερομηνία αυτή, οι αναρτήσεις των πράξεων θα πραγματοποιούνται αποκλειστικά στην εφαρμογή με την νέα λειτουργικότητα και θα πάψει η λειτουργία του υπάρχοντος συστήματος.
Το νέο πληροφοριακό σύστημα είναι αναβαθμισμένο τεχνικά και επιχειρησιακά σε πολλά σημεία, προσφέροντας επιπλέον νέα σημαντική λειτουργικότητα. Βασικοί στόχοι είναι η διευκόλυνση των φορέων στην ανάρτηση αποφάσεων αλλά και του πολίτη στην αναζήτηση της πληροφορίας, συνεχίζοντας να παρέχει ανοιχτές μεθόδους για την επεξεργασία των στοιχείων που διατηρεί από τρίτα συστήματα.
Λεπτομέρειες για ζητήματα υποστήριξης και εκπαίδευσης, εγχειρίδια χρήσης καθώς και στοιχεία πρόσβασης στο δοκιμαστικό περιβάλλον του νέου Διαύγεια έχουν ήδη σταλεί ηλεκτρονικά στις ΟΔΕ Διαύγεια και τους χρήστες όλων των ενταγμένων φορέων. Προκειμένου για μέλη ΟΔΕ του ΔΙΑΥΓΕΙΑ ή και χρήστες που δεν έχουν λάβει γνώση των παραπάνω παρακαλούνται να επικοινωνήσουν μέσω του εκπροσώπου της ΟΔΕ στην οποία έχουν οριστεί ως μέλη, με την ΟΔΕ του εποπτεύοντα φορέα τους, ή με την ΥΑΠ στα στοιχεία επικοινωνίας της εγκύκλιου αυτής.
Στα πλαίσια της προετοιμασίας για τη νέα λειτουργικότητα του προγράμματος Διαύγεια καλούνται οι χειριστές των δήμων να προετοιμασθούν για την συλλογή και επεξεργασία, όπου αυτή απαιτείται, των παρακάτω:
Ενόψη της υποχρέωσης των φορέων, βάσει του αρθρ. 8 του Ν. 3861/2010 να αναρτούν το οργανόγραμμά τους, θα πρέπει οι φορείς να προετοιμαστούν κατάλληλα για την συγκέντρωση των παρακάτω βασικών στοιχείων του φορέα τους:
Βασικά στοιχεία φορέα: Όνομα (ελληνικά και αγγλικά), ΑΦΜ, ΦΕΚ οργανισμού (πιο πρόσφατο), ιστοσελίδα, πλήρης διεύθυνση (πόλη, οδός,
αριθμός, ταχ. Κώδικας), τηλέφωνο και ηλεκτρονική διεύθυνση (email) επικοινωνίας με το Φορέα, στοιχεία υπεύθυνου διαχείρισης του Μητρώου. Βασικά στοιχεία μονάδων φορέα ή εποπτευόμενων φορέων: Όνομα (ελληνικά και αγγλικά), ΦΕΚ ορισμού της μονάδας ή του εποπτευόμενου φορέα (πιο πρόσφατο), ιστοσελίδα, πλήρης διεύθυνση (πόλη, οδός, αριθμός, ταχ. Κώδικας), εποπτεύων φορέας
Βασικά στοιχεία επικοινωνίας: Ονοματεπώνυμο υπεύθυνου (προγράμματος Διαύγεια ή Διοίκησης Προσωπικού ή Υπηρεσίας Πρωτοκόλλου), υπηρεσιακό email, υπηρεσιακό τηλέφωνο
Για την περαιτέρω προώθηση της διαφάνειας και την εξυπηρέτηση των πολιτών, η νέα λειτουργικότητα του προγράμματος προβλέπει την δημοσιοποίηση ψηφιοποιημένων εντύπων / εγγράφων του κάθε φορέα καθώς και λοιπού πληροφοριακού υλικού χρήσιμου για τους πολίτες, τις επιχειρήσεις και τους υπαλλήλους. Οι φορείς άμεσα θα πρέπει να προετοιμαστούν κατάλληλα, συλλέγοντας εγκαίρως τα παρακάτω για να τα αναρτήσουν στο νέο Πρόγραμμα Διαύγεια:
• Ψηφιοποιημένα έντυπα αιτήσεων/υπεύθυνων δηλώσεων των οποίων τη συμπλήρωση απαιτούν οι φορείς από τους πολίτες, επιχειρήσεις ή δημοσίους υπαλλήλους για παροχή υπηρεσίας, βεβαίωσης ή πιστοποιητικού, για ολοκλήρωση μιας συναλλαγής ή για οποιονδήποτε άλλο λόγο (έντυπα αιτήσεων γενικής ή ειδικής χρήσης, ή/και προσυμπληρωμένα παραδείγματα τέτοιων εντύπων, ενοποιημένων κτλ.). Ενδεικτικά αναφέρονται: έντυπα αιτήσεων χορήγησης πιστοποιητικού γέννησης, έκδοσης διαβατηρίου, άδειας οδικών μεταφορών, συνταξιοδότησης, πιστοποίησης αναπηρίας, επιχορήγησης, αγροτικής αποζημίωσης, πιστοποιητικού τακτικής γραμμής θαλασσίων μεταφορών, άδειας κατεδάφισης κτηρίων, επιδόματος τέκνων, αδειών δημοσίων υπαλλήλων, έντυπα καταστατικών εταιριών.
• Ψηφιοποιημένα έντυπα διοικητικών ή εκκλησιαστικών εγγράφων. Ενδεικτικά αναφέρονται: έντυπο εγκυκλίου, Υπουργικής Απόφασης, Δήλωσης τέλεσης θρησκευτικού/πολιτικού γάμου, κ.ο.κ.
Τα παραπάνω έντυπα/έγγραφα θα πρέπει, πριν από την ανάρτησή τους στο νέο Διαύγεια, να είναι κατά το μέγιστο δυνατό προσυμπληρωμένα από τον φορέα και ανά περίπτωση με τα απαραίτητα στοιχεία (πχ. Υπηρεσία αποδέκτης του εντύπου, βασικό κείμενο, κτλ.), ώστε η συμπλήρωση των στοιχείων του συναλλασσόμενου να είναι η ελάχιστη δυνατή. Όλα τα παραπάνω έντυπα/έγγραφα θα πρέπει να είναι διαθέσιμα απαραίτητα σε ηλεκτρονικά επεξεργάσιμη μορφή (ενδεικτικά αναφέρονται οι μορφές .doc, .docx, .odt κ.τ.λ. ενώ στις αποδεκτές μορφές δεν περιλαμβάνονται .pdf, tiff, κ.τ.λ.) ώστε να μπορούν να συμπληρωθούν από τον συναλλασσόμενο ηλεκτρονικά με απλό τρόπο χωρίς τη χρήση ειδικού λογισμικού.
Σε περίπτωση που η συμπλήρωση ενός εντύπου/εγγράφου περιλαμβάνει και οδηγίες ή προσυμπληρωμένο υπόδειγμα, αυτές θα πρέπει να αναρτηθούν ως διακριτά συνοδευτικά έγγραφα στο έντυπο ή να περιλαμβάνονται ως παράρτημα στο έντυπο.
Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή σε όλα τα στελέχη του φορέα τους και σε όλους τους φορείς που εποπτεύουν.
Επίσης, οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή σε όλα τα στελέχη του φορέα τους και στους ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού της χωρικής τους αρμοδιότητας.
Σας γνωρίζουμε ότι η παρούσα εγκύκλιος έχει καταχωρηθεί στον ενημερωτικό δικτυακό τόπο του προγράμματος Διαύγεια και στον διαδικτυακό τόπο της Υπηρεσία Ανάπτυξης Πληροφορικής (http://www.yap.gov.gr/,[email protected]).
Η Υπηρεσία Ανάπτυξης Πληροφορικής παραμένει στη διάθεσή σας για κάθε διευκρίνιση και συνεργασία.
