Τα έγγραφα του Δημοσίου μέσω Κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων

Δημοσιεύθηκε σε ΦΕΚ η λειτουργία του Κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Κ.Σ.Η.Δ.Ε.). που εφαρμόζεται στη διακίνηση μη διαβαθμισμένων, περιορισμένης χρήσης και εμπιστευτικών, εισερχόμενων και εξερχόμενων ηλεκτρονικών εγγράφων των φορέων του δημόσιου τομέα του άρθρου 2 του ν. 4727/2020 (Α’ 184), πλην των δημοσίων επιχειρήσεων και οργανισμών του Κεφαλαίου Α’ του ν. 3429/2005 (Α’ 314), μέσω του Κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Κ.Σ.Η.Δ.Ε.). Η απόφαση δεν αφορά στα έγγραφα που έχουν χαρακτηριστεί ως απόρρητα ή άκρως απόρρητα ή απαγορεύεται από την κείμενη νομοθεσία η χορήγηση αντιγράφων.
Για τη διακίνηση διαβαθμισμένων, εμπιστευτικών και περιορισμένης χρήσης εγγράφων ο φορέας αποστολής μεριμνά για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας, ιδίως με μεθόδους κρυπτογράφησης και σε συνεννόηση με τους παραλήπτες.
Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα διακινούνται μεταξύ των φορέων του δημόσιου τομέα σε μία από τις μορφές των παρ. 3, 4, 5 και 6 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020.
Στην περίπτωση των φορέων του δημοσίου τομέα του άρθρου 2 του ν. 4727/2020, πλην των δημοσίων επιχειρήσεων και οργανισμών του Κεφαλαίου Α’ του ν. 3429/2005, η διακίνηση κάθε εγγράφου μεταξύ των ανωτέρω φορέων, καθώς και η διακίνηση εγγράφων με φορείς άλλων χωρών πραγματοποιείται μέσω του Κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Κ.Σ.Η.Δ.Ε.).
Ο φορέας που διαθέτει τοπικό ΣΗΔΕ (Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων που έχει προμηθευτεί/εγκαταστήσει και λειτουργεί ένας φορέας) για να διασυνδεθεί με το ΚΣΗΔΕ οφείλει αρχικά να ορίσει, μέσω απόφασης του αρμοδίου οργάνου του, τα στελέχη εκείνα που θα αναλάβουν τους ρόλους του Επόπτη και ΔΣΗΔΕ. Εν συνεχεία και σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 4i της υπό στοιχεία 31368/ΕΞ2020/20 (Β’ 4941) απόφασης του Υπουργού Επικρατείας, πραγματοποιείται ορισμός του Επόπτη του φορέα στην ΚΣΗΔΕ-ΕΔ. Η ενέργεια ορισμού Επόπτη στον φορέα δεν απαιτείται στην περίπτωση που έχει ήδη γίνει στο πλαίσιο της διάθεσης και έκδοσης εγκεκριμένων πιστοποιητικών ηλεκτρονικής υπογραφής.
Ο ΔΣΗΔΕ εν συνεχεία υποβάλλει αίτημα για τη διασύνδεση του τοπικού ΣΗΔΕ με το ΚΣΗΔΕ, επιλέγοντας τουλάχιστον έναν εκ των εναλλακτικών τρόπων διασύνδεσης που προσφέρει το ΚΣΗΔΕ βάσει των οδηγιών που διατίθενται στην Ενότητα «Διασύνδεση» στον ιστότοπο υποστήριξης του ΚΣΗΔΕ https://support.mindigital- shde.gr.
Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης ορίζεται ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τους σκοπούς της λειτουργίας του ΚΣΗΔΕ και της διασύνδεσης των ΣΗΔΕ των φορέων του δημόσιου τομέα με το ΚΣΗΔΕ. Οι φορείς του δημοσίου τομέα ορίζονται ως υπεύθυνοι επεξεργασίας για τα τοπικά ΣΗΔΕ που διαθέτουν ή τα ΣΗΔΕ-Φ που αποκτούν μέσω του ΚΣΗΔΕ. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης ορίζεται ως αυτοτελώς υπεύθυνος επεξεργασίας για τα ΣΗΔΕ-Φ.
Κάθε επεξεργασία διενεργείται, σύμφωνα με το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. και σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τον ν. 4624/2019 (Α’ 137).


Οι παρ. 3, 4, 5 και 6 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020.
3.Τα πρωτότυπα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα φέρουν: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου.

4.Τα ηλεκτρονικά ακριβή αντίγραφα φέρουν υποχρεωτικά: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου για την έκδοση του αντιγράφου οργάνου, γ) την ένδειξη «ακριβές αντίγραφο» και δ) τα στοιχεία του οργάνου που υπέγραψε το έγγραφο ως τελικώς υπογράφων.

5. Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα εκδίδονται από τους φορείς του δημόσιου τομέα μέσω ψηφιοποίησης ή αναπαραγωγής με χρήση ΤΠΕ έντυπων δημόσιων ή ιδιωτικών εγγράφων που κατέχουν στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων τους. Τα ψηφιοποιημένα ηλεκτρονικά αντίγραφα φέρουν: α) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα β) είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου που κάνει την ψηφιοποίηση ή αναπαραγωγή με χρήση ΤΠΕ σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο και γ) βεβαίωση ταύτισής τους με το έντυπο έγγραφο. Σε περίπτωση καταστροφής έντυπων εγγράφων μετά από την έκδοση των αντίστοιχων ψηφιοποιημένων ηλεκτρονικών αντιγράφων, στο πρωτόκολλο καταστροφής μνημονεύονται τα ειδικότερα στοιχεία που αναφέρονται στην παραγωγή και αρχειοθέτηση του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου.

6. Με την επιφύλαξη των διατάξεων για την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις κάθε είδους μπορούν να εκδίδονται με χρήση είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής είτε προηγμένης ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας.

Δείτε εδώ το ΦΕΚ