Εγκύκλιος για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια στις Δημόσιες Συμβάσεις

Εγκύκλιο με ΑΔΑ: ΨΩΖΔΗ-20Ρ και θέμα: «Παροχή οδηγιών για την εφαρμογή των διατάξεων των άρθρων 145-154 του ν.4601/2019 (Α.44) για την ηλεκτρονική τιμολόγηση, μετά την τροποποίησή τους με τα άρθρα 158-160 του ν.4972/2022 (Α.181).» εξεδωσε το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους όπου αναφέρει τα εξής:

Α. Σας γνωρίζουμε ότι με τις διατάξεις των άρθρων 158-160 του ν. 4972 /2022 (Α.181 ) «Εταιρική διακυβέρνηση Α.Ε. Δημοσίου/Ε.Ε.Σ.Υ.Π./Σύσταση Α.Α.Π.Α./Ιδρυση Κ.Μ.Π./Φορολογικές ρυθμίσεις κλπ», τροποποιήθηκαν τα άρθρα 148, 151 και 154 του ν. 4601/2019, ως εξής:

  1. Επεκτείνεται το πεδίο εφαρμογής του ν.4601/2019 και σε ηλεκτρονικά τιμολόγια που εκδίδονται κατά την εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων ανεξαρτήτου αξίας, καθώς και σε αυτά που εκδίδονται για κάθε κατηγορία δαπάνης των αναθετουσών αρχών και αναθετόντων φορέων. Από την δημοσίευση του ανωτέρω νόμου (23.09.2022), αρχίζει η υποχρέωση των αναθετουσών αρχών και αναθετόντων φορέων να παραλαμβάνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια που εκδίδονται i) στο πλαίσιο των συμβάσεων των ν.4412/2016, 4413/2016 & 3978/2011, ανεξαρτήτως αξίας σύμβασης καθώς και ii) για οποιοδήποτε άλλη κατηγορία δαπάνης.
  2. Προβλέπεται η υποχρέωση των οικονομικών φορέων για έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων προς τους Φορείς του Δημοσίου Τομέα. Ο χρόνος έναρξης της υποχρέωσης αυτής, το πεδίο εφαρμογής καθώς και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια, θα καθοριστεί με την έκδοση κοινής υπουργικής απόφασης, όπως προβλέπεται με την προσθήκη 3ης παραγράφου στο άρθρο 154 του ν.4601/2019.

Β. Στο πλαίσιο εφαρμογής της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στις δημόσιες συμβάσεις, ήδη οικονομικοί φορείς εκδίδουν και αποστέλλουν προς τους φορείς του Δημοσίου Τομέα ηλεκτρονικά τιμολόγια .
Σύμφωνα με ενημέρωση της Υπηρεσίας μας από την Δ/νση Υποστήριξης Λειτουργίας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημοσιονομικού Τομέα της ΓΓΠΣΔΔ και την Δ/νση Δημοσίων Επενδύσεων της Γενικής Γραμματείας Δημοσίων Επενδύσεων & ΕΣΠΑ αναφορικά με την λειτουργία των εφαρμογών διαχείρισης των ηλεκτρονικών τιμολογίων, υφίστανται φορείς οι οποίοι:
α) δεν έχουν ξεκινήσει/ολοκληρώσει την διαδικασία εξουσιοδοτήσεων χρηστών στην Εφαρμογή Διάθεσης Ηλεκτρονικών Τιμολογίων (αφορά σε φορείς που δεν θα υλοποιήσουν άμεσα διεπαφή του πληροφοριακού τους συστήματος με το ΚΕΔ), ή/και στο πληροφοριακό σύστημα e-ΠΔΕ, προκειμένου να είναι δυνατή στα αρμόδια όργανα η παραλαβή και διαχείριση ηλεκτρονικών τιμολογίων που στέλνονται από τους προμηθευτές,
β) ενώ έχουν ολοκληρώσει τις ανωτέρω εξουσιοδοτήσεις, δεν εκτελούν τις προβλεπόμενες από τις διατάξεις ενέργειες διαχείρισης των ηλεκτρονικών τιμολογίων στις εφαρμογές αυτές, με αποτέλεσμα τα τιμολόγια να παραμένουν για μεγάλο χρονικό διάστημα στην κατάσταση «λήψη από ΙΤ». Υπενθυμίζουμε ότι στην κατάσταση αυτή εισέρχονται αυτόματα όλα τα ηλεκτρονικά τιμολόγια τα οποία λαμβάνονται από την εφαρμογή ΕΔΗΤ/|e-ΠΔΕ μέσω του ΚΕΔ και παραμένουν σε αυτή μέχρι την έναρξη της διαχείρισής τους. Η ημερομηνία της κατάστασης «λήψη από ΙΤ» συνιστά την ημερομηνία παραλαβής του τιμολογίου από την αναθέτουσα αρχή και λαμβάνεται υπόψη στον προσδιορισμό της προθεσμίας πληρωμής κατά τα οριζόμενα στην παρ.Ζ.5 του ν.4152/2013, ανεξάρτητα από την ημερομηνία έναρξης της επεξεργασίας του.
γ) λαμβάνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια με τρόπους διαφορετικούς (π.χ. e-mail) από τις θεσμοθετημένες διαδικασίες. Επισημαίνεται ότι η διαδικασία λήψης και διαχείρισης των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους Φορείς του Δημοσίου Τομέα έχει καθοριστεί με την αριθ. 98979/10-8-2021 κυα (Β.3766) ώστε να εξασφαλίζεται: i) η διαλειτουργική, ασφαλής, αξιόπιστη και εμπιστευτική μετάδοση δεδομένων και ii) η ορθότητα/ακεραιότητα των πεδίων του ηλεκτρονικού τιμολογίου, η συμβατότητά του με τον Ευρωπαϊκό ή/και Εθνικό Μορφότυπο και η εγκυρότητα της αποστολής του μέσω των ελέγχων του ΚΕΔ. Επιπλέον, μέσω των ελέγχων του ΚΕΔ, διαπιστώνεται και η προηγούμενη διαβίβαση στοιχείων του παραστατικού στη πλατφόρμα myData, βάσει φορολογικών διατάξεων. Η διαδικασία λήψης και διαχείρισης ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους Φορείς Δημοσίου Τομέα όπως καθορίστηκε με την παραπάνω απόφαση είναι η μοναδική σύννομη διαδικασία.
Επιπλέον, τονίζεται ότι προκειμένου να γίνεται άμεση και έγκυρη δρομολόγηση των τιμολογίων που αφορούν στην κάθε Αναθέτουσα Αρχή, είναι απαραίτητη η επικαιροποίηση του «Μητρώου Αναθετουσών Αρχών για το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο» της ΓΓΠΣΔΔ. Η κάθε αλλαγή των στοιχείων μιας Αναθέτουσας Αρχής θα πρέπει να γνωστοποιείται άμεσα με αποστολή e-mail στο [email protected], ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που είναι αναρτημένες στην ιστοσελίδα της ΓΓΠΣΔΔ για το ηλεκτρονικό τιμολόγιο.
Υπενθυμίζεται ότι αναλυτικές οδηγίες με αναφορά στο σχετικό νομοθετικό πλαίσιο, για την διαχείριση των ηλεκτρονικών τιμολογίων στο πλαίσιο εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων έχουν δοθεί με την αριθ. οικ.42465ΕΞ2022/30-3-2022 εγκύκλιό μας (ΑΔΑ:6ΠΠΨΗ-4Ω1) και παρακαλούμε για την τήρησή τους από τις αρμόδιες υπηρεσίες του Φορέα σας και των εποπτευόμενων από εσάς Φορέων.
Οι αρμόδιες υπηρεσίες της ΓΓΠΣΔΔ, σε περίπτωση που διαπιστωθούν αποκλίσεις στην τήρηση της ορθής διαδικασίας, θα ενημερώνουν την αρμόδια ΓΔΟΥ και θα υποστηρίζουν τους φορείς για την ορθή εφαρμογή της διαδικασίας.
Επιπρόσθετα, υπενθυμίζεται ότι στην ιστοσελίδα της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης και στην διαδρομή «https://www.gsis.gr/e-invoice», έχει αναρτηθεί το σύνολο του νομοθετικού πλαισίου που αφορά στην ηλεκτρονική τιμολόγηση στο πλαίσιο των δημοσίων συμβάσεων καθώς και εγχειρίδια οδηγιών και κατάλογος συχνών ερωτήσεων.