Επιχειρησιακό Πρόγραμμα: το βασικό εργαλείο διοίκησης και επικοινωνίας στους δήμους

Σήμερα είναι αναγκαία από τους δήμους, η δημιουργία μια ψηφιακής πλατφόρμας που θα αναπτύσσει διαλειτουργικά τον Στρατηγικό Σχεδιασμό και το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα της νέας θητείας.

Με τα άρθρα 203-207 του Κώδικα Δήμων και Κοινοτήτων (Ν. 3463/2006) και με το άρθρο 266 Ν. 3852/2010 (Πρόγραμμα Καλλικράτης) θεσπίστηκε, η υποχρέωση κατάρτισης Επιχειρησιακών Προγραμμάτων από τους Δήμους
Και όπως τροποποιήθηκε με την Παρ.1 Άρθρο 175 ΝΟΜΟΣ 4555/2018 για το μεσοπρόθεσμο προγραμματισμό των δήμων, εκπονείται Τετραετές Επιχειρησιακό Πρόγραμμα, το οποίο εξειδικεύεται κατ’ έτος σε Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης. Το τεχνικό πρόγραμμα αποτελεί μέρος του Ετήσιου Προγράμματος Δράσης και επισυνάπτεται σε αυτό, ως παράρτημα.
Ο ετήσιος προϋπολογισμός εκάστου έτους, καθώς και το ετήσιο τεχνικό πρόγραμμα, πρέπει να εναρμονίζονται με τις κατευθύνσεις και τις παραδοχές του αντίστοιχου Ετήσιου Προγράμματος Δράσης, καθώς και με το Τετραετές Επιχειρησιακό Πρόγραμμα.

Ειδικά για την ψήφιση και εκτέλεση του προϋπολογισμού και του τεχνικού προγράμματος του πρώτου έτους κάθε δημοτικής περιόδου, δεν απαιτείται να έχει προηγηθεί η κατάρτιση και έγκριση Τετραετούς Επιχειρησιακού Προγράμματος και Ετήσιου Προγράμματος Δράσης. Αυ΄το σημαίνει ότι οι δημοτικές αρχές με την νέα θητεία μέχρι το αργότερο τον Αύγουστο του 2024 θα πρέπει να έχουν εκπονήσει Επιχειρησιακό Πρόγραμμα.

Πολλές δημοτικές αρχές που συνήθως αποτυγχάνουν να υλοποιήσουν το πρόγραμμά τους εκλαμβάνουν το Ε.Π. ως αγγαρεία και άχρηστη γραφειοκρατική διαδικασία.

Το Ε.Π. όμως είναι το βασικό εργαλείο τους για την διοίκηση του δήμου και για την επικοινωνία με τις υπηρεσίες τους και τους δημότες. Αποτελεί μια κοινή συμφωνία. Γι αυτό και ο νόμος προβλέπει συνεχή προβολή, διαβούλευση και αξιολόγηση. Το Ε.Π. εξασφαλίζει συναίνεση, κατανόηση των δυσκολιών και των προβλημάτων και υπομονή από όλους.
Είναι οργανικό στοιχείο της καθημερινής λειτουργίας και διοίκησης του Δήμου και μέρος του προγραμματικού του κύκλου όπως αναφέρει και ο σχετικός οδηγός της ΕΕΤΑΑ.

Έχει εκδοθεί ολόκληρος και πλήρης Οδηγός από την ΕΕΤΑΑ για την διαβούλευσηπου κατά την γνώμη μας μας βέβαια και αυτός επιδέχεται βελτίωσης.

Σύμφωνα με τον Οδηγό της ΕΕΤΑΑ το Ε.Π. αποτελεί λογική αλληλουχία συνεκτικών ενεργειών λαμβάνοντας υπόψη τα τοπικά προβλήματα, τις εθνικές και περιφερειακές αναπτυξιακές προτεραιότητες, τους συνολικά διατιθέμενους οικονομικούς πόρους και τις δυνατότητές του ως οργανισμού και απαιτείται η συμπλήρωση πινάκων ώστε να είναι σαφές και συγκεκριμένο το προϊόν της κάθε ενέργειας και η διαδικασία προγραμματισμού. Αυτό σημαίνει με λίγα λόγια ότι πρέπει να είναι ευανάγνωστο από τον καθένα και να διευκολύνεται ο εντοπισμός και η συνολική ένταξη κάθε δράσης. Γι αυτό και προτείνεται να βγαίνει σε πίνακες ώστε να μηχανογραφείται. Ένα μοντέλο σχημάτων, γραφημάτων και infographics θα ήταν το πιο ενδεδειγμένο.

Στην αναφορά για την Φιλοσοφία και Αρχές Εκπόνησης του Επιχειρησιακού Προγράμματος των Δήμων του οδηγού αναφέρεται ότι θα πρέπει να είναι εύχρηστο, σύντομο και περιεκτικό, κωδικοποιώντας κατά το δυνατόν την πληροφορία που παρέχει, ώστε να διευκολύνει την παρακολούθηση και την επικαιροποίησή του. Προβλέπονται και ερωτηματολόγια από τις Υπηρεσίες και από τους Πολίτες.

Ένα σημαντικό κεφάλαιο είναι η συμμετοχική διαδικασία
Εκπονείται με τη συμμετοχή όλων των εμπλεκόμενων :
Κατά τη διαδικασία σύνταξής του συμμετέχουν με σαφώς καθορισμένο τρόπο:

  • Αιρετά όργανα (Δημ. Συμβούλιο, Επιτροπές, Αντιδήμαρχοι, ΔΣ Νομικών Προσώπων, Συμβούλια Τοπικών και Δημοτικών Κοινοτήτων)
  • Υπηρεσιακά στελέχη (Προϊστάμενοι υπηρεσιών, Διευθυντές Νομικών Προσώπων, στελέχη της Υπηρεσίας Προγραμματισμού και Ανάπτυξης)
  • Τοπικοί φορείς και ομάδες δημοτών με σημαντικό βαθμό συμβολής στην τοπική ανάπτυξη ή/και στη λειτουργία του ΟΤΑ
  • Φορείς του διοικητικού συστήματος της χώρας (πχ Περιφέρεια)
    στ. Αξιοποιεί δείκτες επίδοσης: Το επιχειρησιακό πρόγραμμα διατυπώνει μετρήσιμους στόχους, η επίτευξη των οποίων παρακολουθείται μέσω της αξιοποίησης συστήματος δεικτών επίδοσης.

Η λήψη των αποφάσεων προγραμματισμού δεν στηρίζεται μόνο στην ανάλυση της υφιστάμενης κατάστασης, αλλά και στις ανάγκες και προσδοκίες των κατοίκων και του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου, όπως αυτές διατυπώνονται στις διαδικασίες συμμετοχής.

Στα βήματα που πρέπει να τηρηθούν αναφέρεται χαρακτηριστικά:
1.1 Βήμα 5: Έγκριση του Στρατηγικού Σχεδίου και Διαδικασίες Διαβούλευσης
Το βήμα περιλαμβάνει τις εξής ενέργειες :

  • Έγκριση του Στρατηγικού Σχεδίου από το Δημοτικό Συμβούλιο μετά από εισήγηση της Εκτελεστικής Επιτροπής
  • Παρουσίαση του Στρατηγικού Σχεδίου στη Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης
  • Παρουσίαση του Στρατηγικού Σχεδίου μέσω των διαθέσιμων συστημάτων και διαδικασιών επικοινωνίας
  • Διοργάνωση δημόσιων εκδηλώσεων-Διαβούλευση
  • Σύνοψη των συμπερασμάτων των διαδικασιών διαβούλευσης και ενημέρωση της Εκτελεστικής Επιτροπής και των αρμόδιων υπηρεσιών
  • Εφόσον κρίνεται απαραίτητο από την Εκτελεστική Επιτροπή, με βάση τα συμπεράσματα της διαβούλευσης, αναθεωρούνται σημεία του Στρατηγικού Σχεδίου.
    Για τη διαδικασία διαβούλευσης προβλέπεται η έκδοση σχετικού οδηγού από την ΕΕΤΑΑ Α.Ε.

Πολύ σημαντικό στοιχείο είναι ότι το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα περιλαμβάνει Άξονες, Μέτρα, Στόχους, που πρέπει να γίνουν κατανοητοί από τους πολίτες. Αφού επιτευχθεί η συναίνεση στους Άξονες του Στρατηγικού και στα Μέτρα τότε έρχεται η εξειδίκευσης από τις Υπηρεσίες σε Στόχους και Δράσεις.
Για την κατάρτιση του Επιχειρησιακού Σχεδίου απαιτούνται οι εξής ενέργειες:

  1. Εξειδίκευση των Μέτρων και των Στόχων σε Δράσεις
  2. Συνοπτική περιγραφή του σχεδίου δράσης για κάθε αρμόδια υπηρεσία
    Ιεράρχηση & προγραμματισμός των δράσεων: διάρκεια και χρονοδιάγραμμα,

Στο βήμα αυτό προσδιορίζονται οι δείκτες με βάση τους οποίους θα πραγματοποιείται η παρακολούθηση και η αξιολόγησης του Επιχειρησιακού Προγράμματος. Αυτή η ενέργεια χρειάζεται σαφώς μια διαδραστική ζωντανή οπτική απεικόνιση.

Στο κεφάλαιο «Έγκριση του Επιχειρησιακού Προγράμματος &Τελικές Ενέργειες» προβλέπεται «Δημοσιοποίηση του προγράμματος από το Δήμο».

Όμως πάνω από όλα πρέπει όλοι οι ενδιαφερόμενοι να κατανοήσουν την διαφορά μεταξύ Στρατηγικού Σχεδιασμού και Επιχειρησιακού Προγράμματος για να μπορέσουν να συμμετάσχουν και να συνειδητοποιούν σε ποια φάση βρίσκονται και πότε πρέπει και μπορούν να παρέμβουν
και ότι το Ε.Π περιλαμβάνει Μέτρα Στόχους και Δράσεις.

Στο κεφάλαιο «ΕΓΚΡΙΣΗ ΤΟΥ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ ΚΑΙ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ» διαβάζουμε:
Η δημοσιοποίηση του Επιχειρησιακού Προγράμματος και η συνεχής επικοινωνία με τους πολίτες του Δήμου, αποτελεί συστατικό στοιχείο της διαδικασίας προγραμματισμού. Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να προβλεφθούν από το Δήμο ενέργειες, οι οποίες να καθιστούν ουσιαστική τη συμμετοχή των πολιτών αρχικά κατά τη διάρκεια της κατάρτισης και στη συνέχεια κατά την υλοποίηση και αξιολόγηση του προγράμματος.
1.1 Παρουσίαση του Στρατηγικού Σχεδίου στη Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης
Μετά τη ψήφιση του Στρατηγικού Σχεδίου από το Δημοτικό Συμβούλιο πραγματοποιείται αναλυτική παρουσίαση του Στρατηγικού Σχεδίου στη Δημοτική Επιτροπή Διαβούλευσης.

1.2 Παρουσίαση του στρατηγικού σχεδίου μέσω διαθέσιμων συστημάτων και διαδικασιών επικοινωνίας
Εκτός από το Δημοτικό Συμβούλιο, τα αρμόδια Όργανα του Δήμου, τα Συμβούλια δημοτικών ή τοπικών κοινοτήτων και τους υπαλλήλους του Δήμου, είναι απαραίτητο να ενημερωθεί άμεσα η τοπική κοινωνία σχετικά με το περιεχόμενο του στρατηγικού σχεδίου. Ο Δήμος θα πρέπει για το σκοπό αυτό να το δημοσιοποιήσει τουλάχιστον επί δύο (2) εβδομάδες και να αξιοποιήσει κάθε διαθέσιμο μέσο επικοινωνίας όπως τοπικά ΜΜΕ, ιστοσελίδα, ειδικούς πίνακες ανακοινώσεων κλπ.
Κατά τη διάρκεια της περιόδου δημοσιοποίησης υποβάλλονται προτάσεις, εγγράφως ή ηλεκτρονικά, από πολίτες ή ενώσεις πολιτών και από τοπικούς κοινωνικούς φορείς.
Καθώς η πληροφόρηση του κοινού είναι ένα απαραίτητο συστατικό για την αποτελεσματική εφαρμογή του προγράμματος, ο Δήμος πρέπει να εξασφαλίσει από την αρχή, τις κατάλληλες υποδομές για τη συνεχή αμφίδρομη επικοινωνία με τους πολίτες. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να δημιουργηθεί ένας μηχανισμός, έτσι ώστε :

  • Να διαδίδεται κάθε πληροφορία προς τους πολίτες και τους φορείς (π.χ. ο συντάκτης της τοπικής εφημερίδας να γνωρίζει το πρόγραμμα και να ζητά πληροφορίες από το Δήμο σε τακτική βάση)
  • Ο Δήμος να δέχεται ερωτήματα από το κοινό και να απαντά ή να δίνει διευκρινήσεις (π.χ. ύπαρξη ενός e-mail για επικοινωνία με τους πολίτες ή φορείς)
    Για το σκοπό αυτό είναι σκόπιμη η :
     Αναβάθμιση ιστοσελίδας στο διαδίκτυο, μέσω της οποίας μπορεί να υπάρχει συνεχής ενημέρωση και δυνατότητα συζήτησης και καταγραφής των απόψεων των πολιτών ή τρίτων.
     Έκδοση και αποστολή ενημερωτικών φυλλαδίων τακτικά ή/και κατά περίπτωση, με σκοπό την ενημέρωση των πολιτών και τη διάδοση των επιδιώξεων του Επιχειρησιακού προγράμματος .
     Συνεργασία με τα ΜΜΕ (τον ημερήσιο και εβδομαδιαίο τύπο και τα ραδιοτηλεοπτικά κανάλια) για τη διάδοση και προώθηση του διαλόγου και την ενημέρωση για τις επιμέρους απόψεις.

1.3 Διοργάνωση δημόσιων εκδηλώσεων- Διαβούλευση
Εκτός από τη δημοσιοποίηση των κειμένων και τη συγκέντρωση σχολίων και παρατηρήσεων από τους πολίτες, με απόφαση του Δημάρχου μπορεί να οργανωθεί ημερίδα, θεματικές συναντήσεις, δημόσια συζήτηση και όποια άλλη δημόσια εκδήλωση κριθεί αναγκαία.
Οι ενέργειες αυτές θα ανοίξουν τη συζήτηση για τα τοπικά προβλήματα, θα διευκολύνουν τη συμμετοχή των επιμέρους ομάδων συμφερόντων και θα προωθήσουν τη συνεργασία μεταξύ των δυνάμεων της τοπικής κοινωνίας. Βασικοί όροι για την επιτυχία των εκδηλώσεων είναι :

  • η εξασφάλιση ευρείας και ισότιμης συμμετοχής όλων των κοινωνικών εταίρων, και
  • η εξασφάλιση όρων συστηματικής και αξιόπιστης καταγραφής και αξιολόγησης των τοπικών προβλημάτων.
    Βασικός στόχος είναι η πληρέστερη δυνατή εκπροσώπηση όλων των κοινωνικών ομάδων, των εκπροσώπων του παραγωγικού και επιχειρηματικού τομέα και της πολιτιστικής ζωής. Σημαντικό επίσης είναι να εξασφαλισθεί η εκπροσώπηση όλων των δημοτικών ή τοπικών κοινοτήτων του Δήμου. Ενδεικτικά, η πρόσκληση μπορεί να απευθύνεται σε :
  • Κοινωνικούς, Περιβαλλοντικούς και Πολιτιστικούς φορείς- Οργανώσεις και Φορείς της κοινωνίας των πολιτών στο Δήμο
  • Επιμελητήρια, Επιστημονικές Οργανώσεις, Συλλόγους και άλλους Φορείς,
  • Συνεταιριστικές Οργανώσεις
  • Μη Κυβερνητικούς Οργανισμούς (ΜΚΟ)
  • Φορείς από τον ιδιωτικό τομέα
  • Φορείς και εκπροσώπους της Περιφέρειας
  • Φορείς των κρατικών υπηρεσιών που έχουν την έδρα τους στο Δήμο
  • Προσωπικότητες της τοπικής κοινωνίας.
    Ο καθορισμός των αποδεκτών γίνεται από το Δήμο, ο οποίος θα πρέπει να σταθμίσει τις ανάγκες αντιπροσωπευτικότητας με τις ανάγκες λειτουργικότητας και ευελιξίας των εκδηλώσεων.

1.4 Σύνοψη των συμπερασμάτων των διαδικασιών διαβούλευσης και ενημέρωση της Εκτελεστικής Επιτροπής και των αρμόδιων υπηρεσιών
Η Υπηρεσία Προγραμματισμού και Ανάπτυξης συντάσσει κείμενο με τα πορίσματα των διαδικασιών διαβούλευσης, στο οποίο περιλαμβάνονται οι προτάσεις ομαδοποιημένες ανά Άξονα, Μέτρο και Στόχο και ενημερώνει την Εκτελεστική Επιτροπή και τις αρμόδιες υπηρεσίες.

Οι δράσεις ιεραρχούνται και διακρίνονται ανάλογα με την προτεραιότητα τους. Οι βαθμίδες προτεραιότητας που προτείνονται είναι Α, Β και Γ

Για να γίνουν όλες αυτές οι διαδικασές με άρτιο τρόπο χρειάζεται μια πλατφόρμα προσβάσιμη από όλους με πλήρη διαλειτουργικότητα και διασύνδεση Μέτρων, Στόχων και Δράσεων.

Η παρακολούθηση του Επιχειρησιακού Προγράμματος γίνεται μέσω της χρήσης Δεικτών Παρακολούθησης. Και εδώ είναι απαραίτητη η πλατφόρμα.

1.1 Δημοσιοποίηση του Επιχειρησιακού Προγράμματος από το Δήμο
Το εγκεκριμένο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα, μετά τον έλεγχο νομιμότητας για την τήρηση της διαδικασίας κατάρτισής του, καταχωρείται στην ιστοσελίδα του Δήμου και δημοσιοποιείται με κάθε άλλο πρόσφορο μέσο.
Όλα τα παραπάνω διευκολύνονται αλλά και απαιτούν μια ψηφιακή πλατφόρμα αρκετά απλή στην δημιουργία της όπου συνδέει τους Στρατηγικούς Στόχους με τα Μέτρα και τις δράσεις, το Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης και το Τεχνικό Πρόγραμμα και στην συνέχεια την αξιολόγηση και τους χώρους διαβούλευσης.

Ετσι ο Δήμαρχος, οι Δημοτικοί Σύμβουλοι, οι υπηρεσίες και οι δημότες θα μπορούν να παρακολουθούν την πορεία του οράματος, να διαβουλεύονται συνεχώς εντός πραγματικότητας αφού στις ευκαιρίες έχουν αποτυπωθεί οι χρηματοδοτικοί πόροι και οι δυνατότητες του Δήμου και να δημιουργούν μια επικοινωνιακή διάδραση συναίνεσης.
Απόλυτα συνδεδεμένοι με αυτήν την πλατφόρμα είναι και η διαδικασία του Συμμετοχικού Προϋπολογισμού.