Η απόφαση Αριθμ. ΔΙΔΔΔΗ/Φ.ΕΜΔ/4441, που εκδόθηκε από τα Υπουργεία Εσωτερικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης, καθορίζει σημαντικές λεπτομέρειες σχετικά με την οργάνωση, συντήρηση και επικαιροποίηση του Ειδικού Μητρώου Δικαιολογητικών Διοικητικών Διαδικασιών (Μη.Δικ.), την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των δικαιολογητικών και τη χρήση ασφαλών διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών (APIs) και θυρίδων από τους χρήστες του δημόσιου τομέα.
Η απόφαση αυτή έχει καίριο ρόλο στον ψηφιακό μετασχηματισμό της Δημόσιας Διοίκησης, καθώς ενισχύει τη διαλειτουργικότητα, μειώνει τη γραφειοκρατία και διευκολύνει την παροχή υπηρεσιών προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις.
Σκοπός και Λειτουργία του Μη.Δικ.
Το Ειδικό Μητρώο Δικαιολογητικών Διοικητικών Διαδικασιών (Μη.Δικ.) είναι ένα κεντρικό σημείο καταγραφής όλων των απαιτούμενων δικαιολογητικών που χρειάζονται για την εκτέλεση διοικητικών διαδικασιών στον δημόσιο τομέα.
Βασικοί στόχοι του Μη.Δικ.:
• Καταγραφή και τυποποίηση των απαιτούμενων δικαιολογητικών για κάθε διοικητική διαδικασία.
• Απλούστευση και επιτάχυνση των διαδικασιών μέσω της ηλεκτρονικής αναζήτησης δικαιολογητικών.
• Διαλειτουργικότητα με τα υπάρχοντα μητρώα και πληροφοριακά συστήματα της Δημόσιας Διοίκησης.
• Συνεχής επικαιροποίηση ώστε να αντικατοπτρίζονται οι πιο πρόσφατες νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις.
Κατηγορίες και Τυπολογία των Δικαιολογητικών
Τα δικαιολογητικά διακρίνονται σε:
Δικαιολογητικά εκδιδόμενα από φορείς του Δημοσίου – περιλαμβάνουν έγγραφα που παράγονται από φορείς όπως υπουργεία, δήμους, δημόσιες υπηρεσίες.
Λοιπά Δικαιολογητικά – έγγραφα που προέρχονται από ιδιωτικούς φορείς αλλά απαιτούνται σε διοικητικές διαδικασίες.
Οργάνωση και Διαχείριση του Μη.Δικ.
Η λειτουργία του μητρώου ανατίθεται σε εξειδικευμένες διοικητικές υπηρεσίες:
• Υπουργείο Εσωτερικών: Υπεύθυνο για τη γενική εποπτεία του Μη.Δικ.
• Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης: Διαχειρίζεται την τεχνική υποδομή και τα API για τη διασύνδεση με άλλα συστήματα.
• ΕΔΥΤΕ Α.Ε.: Υποστηρίζει τη λειτουργία και τη συντήρηση του πληροφοριακού συστήματος.
Η διαδικασία καταχώρισης και επικαιροποίησης των δικαιολογητικών ακολουθεί δομημένα βήματα και περιλαμβάνει ελέγχους πληρότητας και ποιότητας των δεδομένων.
Ηλεκτρονική Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση και Άντληση Δικαιολογητικών
Ένα από τα σημαντικότερα στοιχεία της απόφασης είναι η αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση των δικαιολογητικών. Η διαδικασία αυτή επιτρέπει στους δημόσιους φορείς να αντλούν τα απαιτούμενα δικαιολογητικά χωρίς να απαιτείται η φυσική προσκόμισή τους από τους πολίτες.
Μηχανισμός λειτουργίας:
Τα δεδομένα αντλούνται αυτόματα από τα αρμόδια μητρώα μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.
Τα δικαιολογητικά ενσωματώνονται στις διοικητικές διαδικασίες χωρίς τη μεσολάβηση των πολιτών.
Οι φορείς αποκτούν πρόσβαση μέσω ειδικών εφαρμογών στο gov.gr και στις θυρίδες φορέων.
Οι πολίτες ενημερώνονται αυτόματα για την εκτέλεση της διαδικασίας μέσω email, SMS ή ειδοποίησης στη θυρίδα τους στο gov.gr.
Χρήση Ασφαλών Διεπαφών Προγραμματισμού Εφαρμογών (APIs)
Για τη διασφάλιση της αποτελεσματικής και ασφαλούς ηλεκτρονικής επικοινωνίας μεταξύ των φορέων, η απόφαση προβλέπει τη χρήση ασφαλών API, τα οποία:
• Επιτρέπουν την αυτόματη ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ δημόσιων υπηρεσιών.
• Υποστηρίζουν διαλειτουργικότητα με τρίτες εφαρμογές.
• Παρέχουν αυστηρούς μηχανισμούς ελέγχου πρόσβασης και ταυτοποίησης χρηστών.
Η χρήση των APIs διασφαλίζει ότι τα δεδομένα μεταφέρονται κρυπτογραφημένα και ότι οι δημόσιοι φορείς αλληλεπιδρούν χωρίς κίνδυνο παραβίασης προσωπικών δεδομένων.
Προστασία Προσωπικών Δεδομένων
Η απόφαση ενσωματώνει τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (GDPR), διασφαλίζοντας ότι:
• Τα προσωπικά δεδομένα αντλούνται μόνο όταν είναι απολύτως αναγκαίο.
• Ο χρήστης ενημερώνεται για κάθε άντληση δικαιολογητικού.
• Οι δημόσιοι φορείς λειτουργούν ως υπεύθυνοι επεξεργασίας και είναι υποχρεωμένοι να διαφυλάσσουν τα δεδομένα.
Πειθαρχικές Κυρώσεις για Παράνομη Πρόσβαση
Για την αποφυγή καταχρήσεων, η απόφαση προβλέπει πειθαρχικές ευθύνες για τους υπαλλήλους που προβαίνουν σε μη εξουσιοδοτημένη χρήση των δεδομένων.
Ποινές για παράβαση:
• Αναστολή πρόσβασης στο σύστημα.
• Πειθαρχικές διώξεις σύμφωνα με τον Υπαλληλικό Κώδικα.
• Επιβολή διοικητικών κυρώσεων σε φορείς που παραβιάζουν τους κανόνες προστασίας δεδομένων.
Η απόφαση ΔΙΔΔΔΗ/Φ.ΕΜΔ/4441 αποτελεί ορόσημο για την Ψηφιακή Διακυβέρνηση στην Ελλάδα, καθώς:
• Μειώνει τη γραφειοκρατία και επιταχύνει την παροχή δημοσίων υπηρεσιών.
• Διασφαλίζει τη διαφάνεια στη διαδικασία αναζήτησης δικαιολογητικών.
• Ενισχύει την κυβερνοασφάλεια με την εφαρμογή σύγχρονων προτύπων διαλειτουργικότητας και προστασίας δεδομένων.
• Αναβαθμίζει την εμπειρία των πολιτών, επιτρέποντας την εξ αποστάσεως διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών.
Η πλήρης εφαρμογή του συστήματος θα βελτιώσει σημαντικά την καθημερινότητα των πολιτών και των επιχειρήσεων, καθιστώντας τη Δημόσια Διοίκηση πιο ευέλικτη, αποτελεσματική και ψηφιακά ανεπτυγμένη. 🚀
