Σε πλήρη ψηφιακή μορφή περνά η διαδικασία πρόσληψης εργαζομένων για την κάλυψη επειγουσών αναγκών, με τη δημοσίευση της υπουργικής απόφασης 18342 (ΦΕΚ Β’ 4546/22.07.2026) των Υπουργείων Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης και Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Η απόφαση θεσπίζει τη λειτουργία της νέας εφαρμογής «Ergani» για κινητές συσκευές και καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο εργοδότες και εργαζόμενοι θα ολοκληρώνουν ηλεκτρονικά τις διαδικασίες πρόσληψης για σύντομης διάρκειας απασχόληση που καλύπτει έκτακτες ανάγκες.
Δημιουργείται η εφαρμογή «Ergani»
Η απόφαση προβλέπει τη δημιουργία της ειδικής εφαρμογής «Ergani», η οποία αποτελεί μέρος του πληροφοριακού συστήματος ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και διαλειτουργεί με αυτό. Η πρόσβαση πραγματοποιείται με τα ίδια διαπιστευτήρια που χρησιμοποιούν ήδη οι εργοδότες και οι χρήστες του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, χωρίς να απαιτείται νέα διαδικασία εγγραφής.
Ποιες προσλήψεις αφορά
Η νέα διαδικασία εφαρμόζεται σε εργοδότες που προσλαμβάνουν προσωπικό με σύμβαση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου, πλήρους ή μερικής απασχόλησης, ορισμένου χρόνου, διάρκειας έως δύο ημερών την εβδομάδα, αποκλειστικά για την κάλυψη επειγουσών αναγκών.
Ο εργοδότης υποβάλλει μέσω της εφαρμογής την «Ψηφιακή Αναγγελία Πρόσληψης για κάλυψη επειγουσών αναγκών», δηλώνοντας τους ουσιώδεις όρους της σύμβασης εργασίας. Σε περίπτωση επαναπρόσληψης του ίδιου εργαζομένου, δίνεται η δυνατότητα αυτόματης προσυμπλήρωσης των στοιχείων από προηγούμενη δήλωση, μειώνοντας σημαντικά τον διοικητικό φόρτο.
Ο εργαζόμενος αποδέχεται ψηφιακά τη σύμβαση
Μετά την υποβολή της αναγγελίας, ο εργαζόμενος λαμβάνει ειδοποίηση μέσω της εφαρμογής myErgani, όπου:
- αποδέχεται τους όρους της σύμβασης,
- επιβεβαιώνει τα προσωπικά του στοιχεία,
- ενημερώνεται για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων.
Για πολίτες τρίτων χωρών απαιτείται η επισύναψη των απαραίτητων εγγράφων που αποδεικνύουν το δικαίωμα πρόσβασης στην αγορά εργασίας, ενώ για ανήλικους εργαζόμενους απαιτείται η υποβολή του βιβλιαρίου εργασίας ανηλίκου.
Η οριστικοποίηση αντικαθιστά τρεις διαδικασίες
Αφού ο εργαζόμενος αποδεχθεί τη σύμβαση, ο εργοδότης ολοκληρώνει την αναγγελία μέσω της εφαρμογής.
Η οριστικοποίηση της διαδικασίας ενεργοποιεί αυτόματα στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ:
- την Αναγγελία Έναρξης Εργασίας,
- τη Δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας,
- τη Δήλωση Λήξης Σύμβασης Ορισμένου Χρόνου.
Με την ολοκλήρωση αποδίδεται αριθμός πρωτοκόλλου, ημερομηνία και ώρα υποβολής, τα οποία αποτελούν το νόμιμο αποδεικτικό της δήλωσης. Την ευθύνη για την ακρίβεια και πληρότητα των στοιχείων φέρει ο εργοδότης ή το εξουσιοδοτημένο πρόσωπο που πραγματοποιεί την υποβολή.
Δυνατότητα τροποποίησης και ανάκλησης
Η απόφαση προβλέπει ότι:
- κάθε μεταβολή στα στοιχεία της αναγγελίας πρέπει να υποβάλλεται εκ νέου και να γίνεται αποδεκτή από τον εργαζόμενο,
- ο εργοδότης μπορεί να ανακαλέσει την αναγγελία εφόσον τελικά η εργασία δεν πραγματοποιηθεί.
Προστασία προσωπικών δεδομένων
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR) και τον ν. 4624/2019.
Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης, ενώ η εφαρμογή μπορεί να διαλειτουργεί με άλλα πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου αποκλειστικά για τους σκοπούς της εργασιακής και ασφαλιστικής νομοθεσίας. Παράλληλα προβλέπεται η λήψη κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για την ασφάλεια των δεδομένων.
Αυστηρές προθεσμίες
Η υπουργική απόφαση προβλέπει συγκεκριμένα χρονικά όρια:
- η ψηφιακή αναγγελία πρέπει να υποβάλλεται πριν από την έναρξη της εργασίας,
- τυχόν μεταβολές πρέπει να δηλώνονται το αργότερο πριν από την έναρξη του δηλωμένου ωραρίου,
- η ανάκληση είναι δυνατή μόνο πριν από την έναρξη της εργασίας,
- εκπρόθεσμες υποβολές δεν επιτρέπονται.
Κυρώσεις για μη δήλωση
Σε περίπτωση που εργαζόμενος διαπιστωθεί ότι απασχολείται χωρίς να έχει προηγηθεί η προβλεπόμενη ψηφιακή αναγγελία, εφαρμόζονται οι κυρώσεις που προβλέπει η νομοθεσία για την αδήλωτη εργασία, ενώ εξακολουθούν να ισχύουν όλες οι ποινικές και διοικητικές κυρώσεις που προβλέπονται από την εργατική νομοθεσία.
Τι αλλάζει στην πράξη
Με τη νέα διαδικασία το Υπουργείο Εργασίας επιχειρεί να επιταχύνει τις προσλήψεις προσωπικού για έκτακτες ανάγκες, μειώνοντας τη γραφειοκρατία και επιτρέποντας την ολοκλήρωση της διαδικασίας εξ ολοκλήρου μέσω κινητού τηλεφώνου. Παράλληλα, η πλήρης διασύνδεση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ διασφαλίζει την άμεση καταχώριση όλων των απαραίτητων δηλώσεων, ενισχύοντας τον έλεγχο της νόμιμης απασχόλησης και περιορίζοντας τα περιθώρια αδήλωτης εργασίας.
Οι Δήμοι κάνουν χρήση του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, αλλά όχι για όλο το προσωπικό τους.
Η χρήση του εξαρτάται άμεσα από τη σχέση εργασίας του κάθε εργαζομένου. Υπάλληλοι Ιδιωτικού Δικαίου (ΙΔΑΧ & ΙΔΟΧ): Δηλώνονται οι προσλήψεις, οι συμβάσεις ορισμένου ή αορίστου χρόνου, οι αποχωρήσεις και οι μεταβολές που αφορούν το προσωπικό που αμείβεται με όρους εργατικής νομοθεσίας.
Για Προγράμματα Απασχόλησης & Πρακτική Άσκηση καταγράφονται κανονικά οι εργαζόμενοι μέσω προγραμμάτων της ΔΥΠΑ (π.χ. κοινωφελής εργασία, προγράμματα για ηλικίες 55-67 κ.λπ.) καθώς και οι ασκούμενοι.
Για Συμβάσεις Μίσθωσης Έργου: Όπου απαιτείται από το θεσμικό πλαίσιο η αποτύπωση των σχέσεων αυτών.
Εξαιρούνται Μόνιμοι Δημόσιοι Υπάλληλοι: Οι τακτικοί δημοσιονομικοί υπάλληλοι δεν καταχωρίζονται στο ΕΡΓΑΝΗ, καθώς η υπηρεσιακή τους κατάσταση, οι αμοιβές και η εξέλιξή τους παρακολουθούνται αποκλειστικά από το Μητρώο Ανθρώπινου Δυναμικού Ελληνικού Δημοσίου (Απογραφή / apografi.gov.gr) και την Ενιαία Αρχή Πληρωμής (ΕΑΠ).
Σημαντική εξαίρεση (Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας / Οργάνωση Χρόνου):
Οι φορείς του Δημοσίου και οι Δήμοι εξαιρούνται από την υποχρέωση Απογραφικής Διαδικασίας της Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας και της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για το προσωπικό τους (ΙΔΑΧ/ΙΔΟΧ), εφόσον υπάγονται στις ρυθμίσεις του Ενιαίου Μισθολογίου (Ν.4354/2015) και δεν εφαρμόζονται σε αυτούς οι διατάξεις του ιδιωτικού τομέα για την υπερεργασία.
