To νέο πρακτικό εργαλείο AI για τις υπηρεσίες των Δήμων που προετοιμάζουν συμβάσεις που δημιούργησε η pyxida–ota.gr, ανέλυσε 165 συμβάσεις συμφωνητικών παροχής υπηρεσιών φύλαξης που έχουν αναρτηθεί στη Διαύγεια και στο ΚΗΜΔΗΣ.
Η έρευνα αφορά συμβάσεις Δήμων με αντικείμενο τον κωδικό CPV 79713000-5 «Υπηρεσίες φύλαξης» ή συναφείς κωδικούς και επιχειρεί να δώσει στις αναθέτουσες αρχές ένα πραγματικό σημείο αναφοράς για τη σύνταξη μελετών, διακηρύξεων και απευθείας αναθέσεων.
Το ιδιαίτερο στοιχείο της πρωτοβουλίας είναι ότι τα ευρήματα της έρευνας μπορούν να αξιοποιούνται μέσα από τις υπηρεσίες AI της Pyxida–OTA, ώστε τα στελέχη των Δήμων να λαμβάνουν κατευθύνσεις για το κατάλληλο μοντέλο φύλαξης, τον προϋπολογισμό, τις τεχνικές απαιτήσεις, την σχετική νομοθεσία και τους βασικούς όρους που πρέπει να εξετάζονται κατά την προετοιμασία μιας σχετικής σύμβασης.
Τι έδειξε η έρευνα των 165 συμβάσεων
Η μεγαλύτερη κατηγορία συμβάσεων αφορά τη φύλαξη δημοτικών κτιρίων, γραφείων, δημαρχείων και λοιπών εγκαταστάσεων, που αντιστοιχεί στο 30,3% του δείγματος, με 50 συμβάσεις.
Ακολουθούν οι υπηρεσίες φύλαξης για εκδηλώσεις, γιορτές, φεστιβάλ και πανηγύρια, με 34 συμβάσεις και ποσοστό 20,6%.
Σημαντική παρουσία έχουν επίσης οι κοινωνικές δομές με 8,5%, οι σχολικές μονάδες και μαθητικές εστίες με 7,3%, οι μαρίνες και οι παράκτιοι ή τουριστικοί χώροι επίσης με 7,3%, καθώς και οι αθλητικές εγκαταστάσεις με 6,7%.
Η ανάλυση δείχνει ότι δεν υπάρχει ένα ενιαίο μοντέλο φύλαξης που να μπορεί να εφαρμοστεί σε όλους τους Δήμους και σε όλες τις περιπτώσεις. Αντίθετα, εντοπίζονται πέντε βασικές επιλογές: στατική φύλαξη με φύλακα, κινητή περιπολία με όχημα, υβριδικό μοντέλο που συνδυάζει τα δύο προηγούμενα, τηλεπαρακολούθηση μέσω Κέντρου Λήψης Σημάτων και αμιγώς τεχνολογικά συστήματα ασφαλείας.
Η βασική οδηγία προς τις αναθέτουσες αρχές είναι επομένως να ξεκινούν από τις πραγματικές ανάγκες του Δήμου, τον αριθμό των εγκαταστάσεων, τη γεωγραφική τους διασπορά και το επίπεδο κινδύνου και όχι από την αντιγραφή μιας σύμβασης άλλου φορέα.
Πόσο κοστίζει η στατική φύλαξη
Ιδιαίτερο ενδιαφέρον παρουσιάζουν τα στοιχεία για τις τιμές.
Στη στατική φύλαξη, όπου η χρέωση γίνεται συνήθως ανά ανθρωποώρα, η έρευνα εντόπισε τιμές από περίπου 6,65 ευρώ έως 15,50 ευρώ ανά ώρα χωρίς ΦΠΑ, με σημαντικές διαφοροποιήσεις ανάλογα με τις απαιτήσεις κάθε σύμβασης. Ωστόσο, η επικρατέστερη ζώνη τιμών βρίσκεται, σύμφωνα με την ανάλυση, μεταξύ 8 και 12 ευρώ ανά ώρα χωρίς ΦΠΑ. Η τιμή των 8 ευρώ ανά ώρα εμφανίζεται μάλιστα επανειλημμένα σε διαφορετικές συμβάσεις του δείγματος.
Εδώ για μια φορά ακόμη όπως και στις άλλες έρευνες διαπιστώνεται μια μεγάλη απόκλιση τιμών.
Θυμίζουμε ότι, η έρευνα αγοράς που δεν τεκμηριώνεται με την απόκλιση τιμών που παρατηρείται, αναφέρεται ρητά στον Νόμο 4412/2016. Άρθρο 2, παρ. 1, περ. 31 ορίζεται ότι η διαδικασία της απευθείας ανάθεσης είναι η διαδικασία ανάθεσης σύμβασης στην οποία οι αναθέτουσες αρχές αναθέτουν τη σύμβαση στον οικονομικό φορέα της επιλογής τους κατόπιν έρευνας αγοράς. Για τις προκαταρκτικές διαβουλεύσεις της αγοράς (Άρθρο 47): Προβλέπεται η δυνατότητα των αναθέτουσων αρχών να διενεργούν διαβουλεύσεις με την αγορά (έρευνα/διαβούλευση) πριν από την έναρξη της διαδικασίας σύναψης σύμβασης, προκειμένου να προετοιμάσουν τον διαγωνισμό και να ενημερώσουν τους φορείς της αγοράς.
Τεκμηρίωση προϋπολογισμού & Απευθείας Αναθέσεις (Άρθρο 118 & 120): Στο στάδιο της προετοιμασίας μιας απευθείας ανάθεσης, η έρευνα αγοράς είναι υποχρεωτική για τον προσδιορισμό και την τεκμηρίωση της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης πριν από την αποστολή της πρόσκλησης υποβολής προσφοράς.
Η Pyxida-OTA επισημαίνει πάντως ότι τα ποσά αυτά δεν αποτελούν επίσημο τιμοκατάλογο και δεν μπορούν να αντικαταστήσουν την έρευνα αγοράς που οφείλει να πραγματοποιεί κάθε αναθέτουσα αρχή σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο των δημοσίων συμβάσεων. Και σίγουρα η διαδικασία δεν καλύπτεται από συλλογή προσφορών όταν οι αποκλίσεις φτάνουν το 50%.
Ετσι τα πορίσματα της Pyxida-OTAαποτελούν ένα σημαντικό εργαλείο συγκριτικής πληροφόρησης, ιδιαίτερα κατά το στάδιο κατάρτισης του προϋπολογισμού μιας νέας μελέτης.
Περιπολίες: το κόστος εξαρτάται από την έκταση της κάλυψης
Ακόμη μεγαλύτερες διαφοροποιήσεις καταγράφονται στις υπηρεσίες κινητής περιπολίας.
Η έρευνα εντόπισε τιμές από 796 ευρώ ανά όχημα τον μήνα για μικρή περιοχή με περιορισμένα σημεία ελέγχου μέχρι και 4.975 ευρώ ανά όχημα τον μήνα σε περιπτώσεις με δεκάδες σημεία και μεγάλο ημερήσιο δρομολόγιο.
Ενδιάμεσα καταγράφηκαν τιμές όπως:
- 1.760 ευρώ για κάλυψη περίπου εννέα σημείων,
- 3.224 ευρώ για όχημα σε σύμβαση πολλαπλών τομέων,
- 4.748 ευρώ για κάλυψη ευρέος δικτύου δεκάδων δημοτικών εγκαταστάσεων.
Το συμπέρασμα είναι κρίσιμο για τους Δήμους: η κοστολόγηση της περιπολίας πρέπει να γίνεται σε συνάρτηση με τον αριθμό των σημείων, τα χιλιόμετρα της διαδρομής και την έκταση του τομέα, και όχι με απλή αντιγραφή της τιμής που χρησιμοποίησε ένας άλλος Δήμος. Εδώ παρατηρήθηκε ότι δεν εξηγείται επαρκώς η τιμή πράγμα το οποίο σημαίνει ότι δεν εκτιμήθηκε σωστά ούτε στην τεχνική έκθεση και στον προϋπολογισμό της υπηρεσίας.
Η τηλεπαρακολούθηση ως οικονομικότερη επιλογή
Η έρευνα εξετάζει παράλληλα την τηλεπαρακολούθηση μέσω Κέντρου Λήψης Σημάτων.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, αντί για μόνιμη φυσική παρουσία προσωπικού, ένα δημοτικό κτίριο συνδέεται με σύστημα συναγερμού και το Κέντρο Λήψης Σημάτων του αναδόχου, με δυνατότητα αποστολής οχήματος άμεσης επέμβασης σε περίπτωση περιστατικού.
Οι τιμές που καταγράφηκαν ξεκινούν περίπου από 6 ευρώ ανά σύνδεση ή κτίριο τον μήνα, ενώ σε άλλη περίπτωση η συνολική υπηρεσία για ομάδα περίπου επτά κτιρίων κόστιζε περίπου 2.000 ευρώ τον μήνα.
Η λύση αυτή χαρακτηρίζεται από τον οδηγό ως ιδιαίτερα οικονομική όταν δεν υπάρχει ανάγκη για συνεχή αποτρεπτική παρουσία φύλακα.
Όχι αυτόματη απαίτηση για ISO
Ένα από τα σημαντικότερα συμπεράσματα της έρευνας αφορά τις απαιτήσεις πιστοποίησης.
Η ρητή αναφορά σε κόστος τήρησης πιστοποιητικών ISO εντοπίστηκε μόλις σε μία από τις 165 συμβάσεις, δηλαδή περίπου στο 0,6% του δείγματος.
Σύμφωνα με τον οδηγό, η απαίτηση ISO δεν φαίνεται να συνδέεται τόσο με το ίδιο το αντικείμενο της φύλαξης όσο με την κλίμακα, την αξία και την πολυπλοκότητα της σύμβασης.
Η κατεύθυνση που δίνεται προς τις αναθέτουσες αρχές είναι σαφής: οι πιστοποιήσεις δεν πρέπει να εισάγονται ως μία τυποποιημένη προϋπόθεση, αλλά μόνο όταν μπορούν να αιτιολογηθούν από τις πραγματικές απαιτήσεις του έργου, καθώς διαφορετικά υπάρχει κίνδυνος να λειτουργήσουν ως περιοριστικός όρος του ανταγωνισμού.
Αντίστοιχα, ρητές απαιτήσεις πολυετούς επαγγελματικής εμπειρίας για τους φύλακες εμφανίζονται σπάνια. Στις περισσότερες συμβάσεις η επαγγελματική επάρκεια διασφαλίζεται κυρίως μέσω της νόμιμης άδειας εργασίας προσωπικού ασφαλείας.
Οι 13 βασικές οδηγίες προς τους Δήμους
Με βάση τα δεδομένα της έρευνας, η Pyxida-OTA διαμορφώνει έναν πρακτικό κατάλογο κατευθύνσεων για τις αναθέτουσες αρχές.
Μεταξύ άλλων, προτείνεται ο Δήμος να επιλέγει το μοντέλο φύλαξης ανάλογα με την πραγματική γεωγραφία και τις ανάγκες των εγκαταστάσεών του, να χρησιμοποιεί τα εύρη τιμών μόνο ως συγκριτικό σημείο αναφοράς, να περιγράφει ρητά μέσα στη σύμβαση το ωράριο, τους φύλακες, τα οχήματα και τα σημεία κάλυψης και να εξετάζει αν απαιτείται πράγματι 24ωρη φύλαξη.
Ο οδηγός προτείνει επίσης:
- να ελέγχεται η ενεργή άδεια λειτουργίας της εταιρείας security και οι άδειες εργασίας των φυλάκων,
- να προβλέπεται αντικατάσταση οχήματος συνήθως εντός 1–2 ωρών σε περίπτωση βλάβης,
- να προβλέπεται τήρηση ημερολογίου συμβάντων,
- να καθορίζεται η ασφαλιστική ευθύνη του αναδόχου,
- να υπάρχουν ρήτρες GDPR όπου χρησιμοποιούνται κάμερες, Κέντρο Λήψης Σημάτων ή αρχεία συμβάντων με προσωπικά δεδομένα,
- και στις μεγάλες συμβάσεις να ζητείται αναλυτική κατανομή του κόστους αντί μιας απλής ενιαίας τιμής.
AI υποστήριξη για τη σύνταξη της μελέτης
Η αξία της συγκεκριμένης έρευνας για την Pyxida-OTA δεν περιορίζεται στην παρουσίαση στατιστικών στοιχείων.
Τα δεδομένα μπορούν να αποτελέσουν τη βάση για την AI υποστήριξη των στελεχών των Δήμων, όταν αυτά καλούνται να διαμορφώσουν μία νέα υπηρεσία φύλαξης.
Έτσι, ανάλογα με τα χαρακτηριστικά που εισάγει η αναθέτουσα αρχή —για παράδειγμα αριθμό κτιρίων, ωράριο, ανάγκη στατικής φύλαξης ή περιπολίας, αριθμό οχημάτων και ειδικές απαιτήσεις— το AI μπορεί να λειτουργήσει ως βοηθός στη διαμόρφωση των βασικών παραμέτρων της μελέτης, αξιοποιώντας τα συγκεντρωτικά δεδομένα πραγματικών συμβάσεων ως σημείο αναφοράς.
Η τελική απόφαση και η ευθύνη της μελέτης παραμένει, βεβαίως, στην αναθέτουσα αρχή. Όπως τονίζεται και στον ίδιο τον οδηγό, τα ευρήματα δεν αποτελούν νομική συμβουλή ούτε επίσημες τιμές αγοράς, ενώ πριν από κάθε διαδικασία απαιτείται έλεγχος της ισχύουσας νομοθεσίας και η αναγκαία έρευνα αγοράς.
Η προσέγγιση όμως αλλάζει ουσιαστικά τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να προετοιμάζεται μια δημοτική σύμβαση: αντί η υπηρεσία να αναζητά αποσπασματικά παλαιότερες συμβάσεις ή να αντιγράφει προδιαγραφές άλλων φορέων, αποκτά πρόσβαση σε συγκεντρωμένη εμπειρική γνώση από 165 πραγματικές αναθέσεις και σε ένα AI εργαλείο που μπορεί να τη μετατρέψει σε πρακτικές κατευθύνσεις για τη δική της περίπτωση.
