Ηλεκτρονικά μέσω του ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας θα τηρείται πλέον το βιβλίο υποδείξεων Τεχνικού Ασφάλειας και Ιατρού Εργασίας, με πλήρη καταγραφή των υποδείξεων και της λήψης γνώσης από τον εργοδότη.
Νέα δεδομένα δημιουργεί και για τους φορείς που υπάγονται στις σχετικές υποχρεώσεις για την υγεία και ασφάλεια στην εργασία η υπ’ αριθμ. 25548 απόφαση του Υφυπουργού Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης, η οποία δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ Β’ 5833/28.09.2026.
Με την απόφαση καθορίζεται η διαδικασία ηλεκτρονικής τήρησης του βιβλίου υποδείξεων Τεχνικού Ασφάλειας και Ιατρού Εργασίας στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα της Επιθεώρησης Εργασίας.
Η ρύθμιση αφορά τους εργοδότες που υποχρεούνται να χρησιμοποιούν υπηρεσίες Τεχνικού Ασφάλειας ή Ιατρού Εργασίας, καθώς και τους αντίστοιχους επαγγελματίες και τις Εξωτερικές και Εσωτερικές Υπηρεσίες Προστασίας και Πρόληψης (ΕΞΥΠΠ και ΕΣΥΠΠ).
Για τους Δήμους και τους δημοτικούς φορείς που εμπίπτουν στις σχετικές υποχρεώσεις, ιδιαίτερη σημασία έχει το γεγονός ότι η διαδικασία πλέον αποκτά ηλεκτρονική ιχνηλασιμότητα: καταγράφεται η υπόδειξη, ο χρόνος υποβολής της και η λήψη γνώσης από τον εργοδότη.
Τι προβλέπει η νέα ηλεκτρονική διαδικασία
Σκοπός της απόφασης είναι να καθοριστεί ο τρόπος ηλεκτρονικής τήρησης του βιβλίου στο ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας και η εφαρμογή των σχετικών προβλέψεων των άρθρων 504 και 507 του Κώδικα Εργατικού Δικαίου.
Μέσω του συστήματος πραγματοποιούνται η ηλεκτρονική τήρηση του ειδικού βιβλίου, η καταχώριση των γραπτών υποδείξεων του Τεχνικού Ασφάλειας και του Ιατρού Εργασίας και η ηλεκτρονική δήλωση του εργοδότη ότι έλαβε γνώση.
Παράλληλα, το σύστημα έχει σχεδιαστεί ώστε να διασφαλίζονται η ιχνηλασιμότητα, η ακεραιότητα και η διαθεσιμότητα του βιβλίου για τους ελέγχους της Επιθεώρησης Εργασίας.
Ηλεκτρονικό βιβλίο για κάθε επιχείρηση ή εγκατάσταση
Στην ηλεκτρονική υπηρεσία δημιουργείται και τηρείται ειδικό βιβλίο για κάθε επιχείρηση, εγκατάσταση ή πλοίο, διαχωρισμένο ανάλογα με το αν η εγγραφή προέρχεται από Τεχνικό Ασφάλειας ή Ιατρό Εργασίας.
Κάθε εγγραφή συνδέεται με συγκεκριμένα στοιχεία: τον καταχωρητή, την ΕΞΥΠΠ εφόσον χρησιμοποιείται, την ημερομηνία επίσκεψης, την ημερομηνία καταχώρισης, προαιρετικά την κατηγορία της υπόδειξης και, κυρίως, την ημερομηνία και ώρα κατά την οποία ο εργοδότης έλαβε γνώση.
Πώς καταχωρίζονται οι υποδείξεις
Ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας εισέρχεται με τον προσωπικό του λογαριασμό στο ΟΠΣ, επιλέγει την επιχείρηση ή εγκατάσταση για την οποία ενεργεί και δημιουργεί νέα εγγραφή.
Υποχρεωτικά καταχωρίζονται η ημερομηνία της σχετικής επίσκεψης και το κείμενο της υπόδειξης. Εάν κατά την επίσκεψη δεν υπάρχουν υποδείξεις, αυτό επίσης αναγράφεται στο πεδίο ελεύθερου κειμένου.
Υπάρχει δυνατότητα προσωρινής αποθήκευσης πριν από την οριστική υποβολή.
Μετά την οριστική υποβολή δεν αλλάζει τίποτα
Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται στην οριστική καταχώριση.
Μόλις η υπόδειξη υποβληθεί οριστικά:
λαμβάνει χρονοσήμανση από το σύστημα και δεν επιτρέπεται ούτε η διαγραφή ούτε η τροποποίησή της.
Αρχικά τίθεται σε κατάσταση «Σε αναμονή λήψης γνώσης» και, όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία από την πλευρά του εργοδότη, χαρακτηρίζεται «Αναγνωσμένη».
Αυτό αποτελεί μία από τις σημαντικότερες πρακτικές αλλαγές, καθώς δημιουργείται πλέον ένα σταθερό ηλεκτρονικό ιστορικό, στο οποίο η αρχική υπόδειξη δεν μπορεί να αλλοιωθεί εκ των υστέρων.
Ο εργοδότης ειδοποιείται και πρέπει να δηλώσει ότι έλαβε γνώση
Για κάθε καταχωρισμένη υπόδειξη ο εργοδότης ενημερώνεται με δύο τρόπους: με ειδοποίηση στον λογαριασμό του στο ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας και παράλληλα με email.
Στη συνέχεια αποκτά πρόσβαση στο σύνολο των στοιχείων της υπόδειξης και προχωρά στην επιλογή «Δήλωση λήψης γνώσης».
Η δήλωση είναι αμετάκλητη.
Το σύστημα καταγράφει αυτόματα την ημερομηνία και την ώρα της δήλωσης, καθώς και τα στοιχεία του ταυτοποιημένου χρήστη που την υπέβαλε για λογαριασμό του εργοδότη. Από εκείνη τη στιγμή η εγγραφή χαρακτηρίζεται «Αναγνωσμένη».
Για έναν Δήμο ή δημοτικό φορέα, επομένως, αποκτά ιδιαίτερη πρακτική σημασία το ποιος εξουσιοδοτημένος χρήστης παρακολουθεί τις σχετικές ηλεκτρονικές ειδοποιήσεις και προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες για λογαριασμό του φορέα.
Τι γίνεται όταν υπάρχει λάθος
Η απόφαση δεν επιτρέπει την εκ των υστέρων διόρθωση μιας οριστικά υποβληθείσας εγγραφής.
Εάν απαιτείται διόρθωση ή συμπλήρωση, ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας πρέπει να δημιουργήσει νέα εγγραφή τύπου «διευκρίνιση/συμπλήρωση», η οποία παραπέμπει ρητά στην αρχική.
Και για τη νέα εγγραφή απαιτείται λήψη γνώσης από τον εργοδότη.
Η αρχική καταχώριση δεν εξαφανίζεται: και οι δύο εγγραφές παραμένουν διαθέσιμες στο ιστορικό.
Πρόσβαση της Επιθεώρησης Εργασίας
Οι Επιθεωρητές Ασφάλειας και Υγείας έχουν τη δυνατότητα αναζήτησης και προβολής του ειδικού βιβλίου ανά επιχείρηση ή εγκατάσταση και ανά κατηγορία καταχωρητή.
Μπορούν επίσης να βλέπουν όλες τις υποδείξεις και την κατάσταση λήψης γνώσης από τον εργοδότη.
Το βιβλίο ή μέρος του μπορεί να εξαχθεί, για παράδειγμα σε PDF ή για εκτύπωση, με αναγραφή της ημερομηνίας και ώρας εξαγωγής.
Ιδιαίτερη πρόβλεψη για τεχνικά και οικοδομικά έργα
Η συγκεκριμένη διάταξη παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον και για τους Δήμους που εκτελούν τεχνικά και οικοδομικά έργα.
Σύμφωνα με την απόφαση, σε οικοδομικά και τεχνικά έργα, καθώς και σε ναυπηγοεπισκευαστικές εργασίες, ο εργοδότης –κύριος του έργου ή εργολάβος– που έλαβε γνώση των υποδείξεων του Τεχνικού Ασφάλειας ή του Ιατρού Εργασίας στον οποίο ο ίδιος είχε αναθέσει καθήκοντα, οφείλει να ενημερώνει σχετικά και τους λοιπούς συντελεστές του έργου που αφορούν οι υποδείξεις.
Σε αυτούς περιλαμβάνονται άλλοι εργολάβοι, υπεργολάβοι και ο συντονιστής ασφάλειας, εφόσον προβλέπεται.
Προβλέπονται διοικητικές και ποινικές κυρώσεις
Η ηλεκτρονική διαδικασία δεν έχει απλώς πληροφοριακό χαρακτήρα.
Για παραβιάσεις των διατάξεων της απόφασης προβλέπεται η εφαρμογή του συστήματος κυρώσεων του Κώδικα Εργατικού Δικαίου.
Για τις διοικητικές κυρώσεις γίνεται παραπομπή στα άρθρα 542, 571 και 572, ενώ για τις ποινικές κυρώσεις στα άρθρα 544 και 576 του Κώδικα.
Τι πρέπει να προσέξουν οι Δήμοι
Για τις υπηρεσίες των Δήμων και των λοιπών φορέων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής, η νέα διαδικασία απαιτεί οργανωτική προσαρμογή.
Χρειάζεται να διασφαλίζεται ότι παρακολουθούνται οι ηλεκτρονικές ειδοποιήσεις, ότι είναι σαφές ποιος ενεργεί για λογαριασμό του εργοδότη στο σύστημα και ότι οι υποδείξεις Τεχνικού Ασφάλειας και Ιατρού Εργασίας δεν παραμένουν χωρίς ηλεκτρονική λήψη γνώσης.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται επίσης στις υπηρεσίες που διαχειρίζονται τεχνικά και οικοδομικά έργα, λόγω της πρόσθετης υποχρέωσης ενημέρωσης των λοιπών εμπλεκομένων όπου αυτή εφαρμόζεται.
Το σημαντικότερο στοιχείο της νέας διαδικασίας είναι ότι δημιουργείται πλέον ένα πλήρως ιχνηλάσιμο ηλεκτρονικό αρχείο. Η Επιθεώρηση Εργασίας μπορεί να βλέπει όχι μόνο τι υπέδειξε ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας, αλλά και εάν και πότε ο εργοδότης δήλωσε ότι έλαβε γνώση.
